Die Vorteile/Philosophie:
Wenn eine Finanzbuchhaltung eingesetzt werden soll, so arbeitet der Kunde meist schon mit einem Treuhandbüro zusammen und/oder es wird eine “professionelle Fibu” Software verlangt.
Technischer Hinweis: Nicht, dass man in FileMaker Pro keine Fibu Software programmieren könnte oder dies gar technisch unmöglich wäre (es gibt FileMaker Lösungen auf dem Markt), aber bei Individuallösungen, wie ich sie anbiete, macht das wenig Sinn: Einerseits die Software abnehmen zu lassen und andererseits sich mit Treuhändern über Buchungen bzw. Fehler zu streiten. Im Zweifelsfall ist ja immer die Software schuld (das ist zwar etwas “bissig” formuliert, entspricht aber doch meist der Realität). Nachdem die Daten über die Schnittstelle transferiert wurden, sind die Buchungen in Sesam sichtbar und zu bearbeiten.
Sage Sesam selbst sieht sich als Fibu Software mit einer offenen Schnittstelle für Drittanbieter. Der Vorteil dieses Zweiergespanns liegt darin, dass man in FileMaker seine Geschäftsabläufe optimal abbilden kann und für die Fibu auf einen “grossen Namen” im Markt setzt, der dennoch erschwinglich ist. Zudem ist die Sesam Produktlinie um Lohn (etc.) bei Bedarf erweiterbar.
Kosten für die Sesam Lizenz & Partner
Ich selbst arbeite mit einem Sesam Partner zusammen, welcher für den Kunden von der Konzipierung/Einführung und Wartung alle Arbeiten übernimmt.
Um die Beam Schnittstelle einsetzen zu können, muss die Sesam Professional Version eingesetzt werden - die Schnittstelle (sog. BeamNT) selbst kostet bei Sesam um die 400.-
Die Professional Version um die 5000.-
Alle Preise sind ca. Angaben ohne Installation.
Bitte wenden Sie sich hierfür an meinen Sesam Partner: ATUS AG, Dielsdorferstrasse 9, 8173 Neerach, Schweiz, Telefon 01/859 10 59, Fax: 01/859 10 58
Web Site: www.atus.ch
Was kann die Schnittstelle?
Die häufigste Anwendung ist natürlich das Übertragen von Rechnungen (sog. OPs) an Sesam. Es können aber auch Kreditoren übertragen werden. Dies ist aber nur wirklich sinnvoll, wenn z.B. auch Lagerwertbuchungen bei Wareneingängen gemacht werden müssen (z.B. Péclard AG) oder die Daten auch in FileMaker relevant sind. Auch reine Fibu Buchungen sind möglich, wenn z.B. Erträge periodengerecht aufteilt werden müssen (z.B. Juventus Schulen)
Die Komplexität (und damit die Kosten der Schnittstelle) hängt auch mit den Anforderungen den Kunden zusammen. Es gibt Kunden, bei welchen ein OP eine Buchung Debitor an Erlös mit MWST ist. Bei anderen werden verschiedene MWST Sätze pro Zeile gebucht, Kostenstellen bebucht etc.
In der Regel wird dann das Mahnwesen von Sesam verwendet. Mit Hilfe eines Zusatzprogramms der ATUS AG können aber auch OPs und Mahnstufen zurückgelesen werden.
Ablauf (trotz aller "Technik" sehr einfach)
- Im täglichen Ablauf startet man im FileMaker die Aufbereitung der Daten per Mausklick und FileMaker Pro speichert dann das BeamNT Export File.
- Dann startet man im Sesam die BeamNT Schnittstelle und liest die OPs/Kreditoren, Buchungen ein.
Die nachfolgenden technischen Details mögen zwar auf den ersten Blick etwas kompliziert und aufwändig erscheinen. Im täglich Ablauf nach der Einführung ist es aber nicht mehr als "klick", "klick", "Enter", "Enter", Kontrolle: "Protokoll 0 Fehler" -> OK und fertig.
Technische Details (für Systemverantwortliche/Administratoren)
FileMaker legt die Datei ein seinen Ordner ab. In diesem Beispiel heisst sie FMSesam.TAF (TAF ist die Endung, welche von der BeamNT Schnittestelle verenden wird). Es können aber auch Mandantenbezogene Beam Dateien erstellt werden.
Im Sesam wird dann der Menüpunkt Einlesen für die Beam Schnittstelle gewählt.
Die Vorgaben (bleiben immer gleich und werden pro Mandant gespeichert)
Hier bewusst ein Beispiel eines Protokolls mit einem Fehler. Aus diesem Grund ist auch Soll/Haben Null.
Die entsprechend verworfenen Transaktionen sind dann in der Second.TAF gespeichert.
Für technisch noch tiefer Interessierte hier eine "Kurzfassung" Sesam TAF Befehle:
Hinweis; Dies ist aber nicht dazu gedacht, um Sie zu verwirren - wie schon erwähnt: Nach der Einführungsphase und Ausmerzen der Startprobleme, läuft die Schnittstelle fehlerfrei.
Grundsätzliches:
Alle TAF Befehle werden in geschweifte Klammern gesetzt {}. Diese können/müssen hierarchisch auch ineinander geschachtelt werden. Was z.B. bei Buchungsbelegen vorkommt.
Ein “Kürzel” für die Aktion, die Sesam machen muss wird immer durch ein Gleichheitszeichen gefolgt. Bei längeren Texten, die Leerschläge enthalten, wird der Text in Anführungszeichen gesetzt. xxx="Text" Beispiel zur Angabe der Strasse: Road="Haupstrasse 5"
Adressen:
{Adr ...}: Adr bezeichnet den Befehlsblock für eine Adresseröffnung
AdrId: Adressnummer (ist zwar etwas anderes als das Personenkonto, ist hier aber jeweils identisch)
Acode: Postleitzahl
City: Ort
Ccode: Land
Corp: Firma
Lang: Sprache
PCode: Steuerung zum Druck aus Sesam
Road: Strasse
Salut: Anrede
Sort: Das Sortierfeld in Sesam
Beispiel: {Adr AdrId=201199 ACode="8000" City="Zürich" CCode="CH" Corp="Muster AG" Lang=F PCode=12 Road="Haupstrasse 5" Salut="Sehr geehrte Damen und Herren" Sort="Firma S.A." TelF="021 / 1234567" TelN="079 / 12345567" }
Personenkonto Kreditor, Debitor
{PKk... } Das k bezeichnet Kreditoren {PKd... } ist ein Debitor
PkKey: Nummer des Personenkontos
AdrId: Adressnummer für dieses Personenkonto (beide immer gleich)
Flags: Dienst zur Steuerung von Kredi/Debi Fremdwährung etc.
ZabId: Zahlungsbedingung
BnkId: Clearing
BnkAc: Kontonummer
BnkNr: Unsere Bank von der wir zahlen.
Beispiel: {PKk PkKey =201199 Sort="Firma S.A." AdrId =201199 Text="Firma S.A." AccId=2102 Flags=3 CallN="" ZabId=30T BnkId="767" BnkAc="111.22.33" BnkNr="CS US" }
Einfache Buchungen (z.B. Erlös aus Passiv Scharnier)
{Blg... {Sollbuchung}{Habenbuchung}}. Buchungen haben immer im Blg (Beleg) Block eine Soll und eine Habenbuchung, die aufgehen müssen. Dabei ist jede Buchung in geschweifte Klammern gesetzt, während Blg alles umklammert. Es wird keine Blg Nummer mitgegeben, so dass Sesam selbst eine erzeugt.
Orig: 0=Fibu, 1=Debi, 2=Kredibuchung
{Bk.. } Der Buchungsblock
Type: 0=Soll, 1=Haben
AccId: Konto (Teilweise auch CAcc für Gegenkonto)
ValBt: Brutto Betrag
ValNt: Netto Betrag
ValFW: Netto Fremdwährungsbetrag. Ist hier immer nur netto verwendet, da die Vorsteuer bei den Artikeln beim Wareneinkauf ja in CHF gerechnet wird.
TaxId: Steuerschlüssel
MkTxB: =1 bedeutet, dass Sesam die MWSt. selbst gem. Steuerschlüssel rechnet. Achtung TaxID darf nur bei einer der zwei Buchungen angegeben werden.
Text: Buchungstext
ValTx: Steuerwert in Franken. Wenn keine Steuer “im Spiel” ist, dann muss man einer Buchung explizit den Steuerbetrag 0 mitgeben, da Exp0 für Export gedacht ist. Das wäre falsch.
Ops Debitor, Kreditor
{OPd... } Ein OP wird mit dem OP Block Eröffnet. Entweder mit d oder k für Debi Kredi
DateO Datum der Rechnung
OpId Bezug auf den OP bei einer Buchung: Die OP Nummer darf nur bei einer der zwei Buchungen angegeben werden.
{OPd OpId="81222" PkKey=2002015002 Text="Muster Buchungstext" DateO=18.01.03 ZabId=1 }
{Blg Date=18.01.03 Orig=1 MType=0 {Bk AccId=11050 Type=0 CAcc=div ValNt=1100 Text="Muster Buchungstext" PkKey=2002015002 OpId="81222" Flags=1} {Bk AccId=23010 Type=1 CAcc=11050 TaxId=frei MkTxB=1 ValBt=1100 Text="1. Rate"}{Bk AccId=84.500 Type=1 CAcc=23010 BType=1 ValNt=1100 Text="RNR: 81222 Art: Rate"}}
Wichtiger Funktionshinweis zu OPs: (für nicht Sesam Kenner)
Einen OP kann man sich als “miniatur” Konto vorstellen, auf welches mit Soll und Haben gebucht werden kann. Wird z.B. 1000.- auf Debitor gebuch und der Kunde 300.- Bar, dann wird bei der Kassenbuchung unter Angabe des OP der OP um 300 reduziert. Die restlichen 700.- werden dann durch eine Bankzahlung ausgeglichen. Zieht der Kunde bei der Zahlung aber Skonto ab, so wird der Fehlbetrag auf Rabatte gebucht und der Saldo des OP ist null.
Erst ein OP, der mit all seinen Buchungen 0 ist, ist nicht mehr offen.